Tutanakların Mükemmel Olmasını Sağlayan Nedir?

Tutanakların tarihi belgeler olduğunu biliyorsunuz ama tutanak tutan biri olmanın ne sorumluluklar gerektirdiğini biliyor musunuz?

Bir çok insan harika tutanakların nasıl tutulacağını asla öğrenmez ve daha önce yapılanı basitçe kopyalar – kötü yapılmış olsa bile.

Kötü bir örneğin kariyerinizi sabote etmesine izin vermeyin.

Tutanakların neleri içermesi be neleri içermemesi gerektiği
Tutanak tutan kişi olarak, yasal sorumluluklarınız dahil göreviniz
Doğru tutanakların önemi
Ardı ardına “Ayşe dedi ki..”, “Ali dedi ki..” yazmaktan nasıl kaçınılacağı
Gerçekten önemli olanları kaydetmek için, konu dışı olan detayları ve konuşmaları nasıl çıkarabileceğiniz

Toplantınızın zaman kaybı olduğunu gösteren işaretler

Bir ofis ortamında çalışmış herkes toplantıların kaçınılmaz olduğunu bilir. Bu toplanmaların bazen hiçbir amaca hizmet etmiyor gözüktüğünü de bilirler. Esasında OfficeTeam yetkili müdürü Robert Hosking’e göre, OfficeTeam ile anket yapmış yöneticiler toplantıların yüzde 28’inin gereksiz olduğunu söylüyor. Yöneteceğiniz bir sonraki toplantıda, toplanmanın bir zaman kaybı olabileceğine dair şu işaretlere dikkat edin:

· Hiçbir şeyi hariç bırakmadınız. Bir toplantı gündemine sahip olmanız iyi bir fikir ama çok fazla uzun olmamalı. Ayrıca, bir araya gelmek için belirli bir zaman ayırmış olsanız bile bu, her dakikayı kullanmanız gerektiği anlamına gelmez. Tekrarlanan ve birleştirilebilecek maddeler veya başka bir toplantıya bırakılabilecek konular için gündeminizi gözden geçirin.

· Aklınıza gelebilecek herkesi davet ettiniz. Tartışmaya herkesin katılması gerekip gerekmediğini saptamak için katılımcı listesini gözden geçirin. Çoğu zaman gereklilikten değil, nezaketen insanlar çağırılır. Uzun bir katılımcı listesi tek bir toplantıda çok fazla şey başarmaya çalıştığınızın göstergesi olabilir. Katılan herkesin, gündemin büyük kısmına destek verip vermediğini kendi kendinize sorun. Eğer değilse ya davetli listesini azaltmanız ya da gündeminizi değiştirmeniz gerekir.

· Toplantı bir saatten uzun sürüyor. Zaman değerli bir ticari maldır, özellikle de herkesin daha fazla iş üstlenmesinin istendiği bir durgunluktayken. Dolayısıyla insanların toplantıda bir saatten fazla oturmalarını sağlamak çok şey istemektir. Ayrıca, toplantı devam ederken katılımcıların odaklanmasının zayıflaması da muhtemeldir. Mümkün olan her seferinde toplantıları bir saatten kısa tutun. Eğer daha fazla zaman ayırmak zorundaysanız insanların birbiriyle etkileşime girmesini sağlayın, onlara aperatifler sunun veya herkesin alakalı kalmasına yardımcı olmak için konuşmacıları değiştirin. Çok uzun toplantılar için bir mola programlayın, böylece bacakları uyuştuğu için gezebilir ve mesajlarına bakabilirler.

· Çok fazla görsel unsur var. PowerPoint slaytları gibi görseller, karmaşık fikirleri basitleştirmek ve bilgileri desteklemek amacıyla etkili olabilir. Ama aynı zamanda tartışmayı açmaza sürükleyebilir. Bunun yerine, bir araya gelinmeden evvel görsel unsurları katılımcılara dağıtın, böylece incelemek için herkesin zamanı olacaktır. Katılımcılar toplantıya geldiklerinde o bilgiye aşina olacakları için en önemli bölümleri kolayca vurgulayabilir ve gündemi daha hızlı ilerletebilirsiniz.

· Birer alışkanlık olmaya başladılar. Eğer rutin toplantılar düzenliyorsanız bir adım geri gitmek ve bu şekilde devam etmenin gerekli olup olmadığını saptamak isteyebilirsiniz. Örneğin, her bir araya geliş için yeterli sayıda gündem maddesi ile zor bir evreden geçiyorsanız veya toplantılar gün geçtikçe daha kısalıyor ya da daha az etkili oluyorsa, sıklığı ayarlamanız gerekebilir.

Programa koyduğunuz bir araya gelişlerin çeşitli dinamiklerine dikkat ederek ve gerektiği şekilde düzenlemeler yaparak, organize ettiğiniz toplantıların başarılı olduğunu ve katılımcıların da değerli bulduğunu bileceksiniz.

Devamı yarın…